Chef.fe d'équipe, gestion de bureau

Gildan est l’un des principaux fabricants de vêtements de base de tous les jours, avec un solide portefeuille de marques, notamment Gildan®, Hanes®, Comfort Colors®, American Apparel®, ALLPRO™, GOLDTOE®, Peds®, Bali®, Playtex®, Maidenform® et Bonds®, ainsi que sous la marque Champion®, en vertu d’un contrat de licence exclusif pour le marché des vêtements imprimés aux États-Unis et au Canada. 

Gildan possède et opère des installations de production à grand volume et verticalement intégrées, qui sont principalement situées en Amérique centrale, dans les Caraïbes, en Amérique du Nord et en Asie. Gildan s’engage à déployer des pratiques de premier plan en matière de main-d’œuvre, d’environnement et de gouvernance à l’échelle de sa chaîne d’approvisionnement, conformément à son programme ESG, intégré à sa stratégie d’affaires à long terme. Soutenu.e.s par notre équipe mondiale d’employé.e.s dévoué.e.s, nous sommes uni.e.s autour d’une vision commune : Repenser le vêtement®. Découvrez l’étendue des activités de Gildan et apprenez-en davantage sur gildancorp.com.

Le.la responsable, gestion de bureau, veille au bon fonctionnement et à l’efficacité du siège social de Gildan en supervisant les services de bureau, la couverture de la réception, le soutien aux employés et aux visiteurs, la coordination des fournisseurs, la gestion des installations, le courrier et les expéditions, les événements ainsi que les activités liées à la santé, à la sécurité et à la sûreté du milieu de travail. La personne titulaire du poste supervise les employés de la réception et du soutien administratif, établit et délègue les priorités et veille à assurer une prestation de services uniforme et professionnelle dans l’ensemble des activités de gestion de bureau.
Basé au siège social de Montréal, ce poste relève directement du directeur, administration T.I.

Le rôle

• Superviser, former et encadrer le personnel de la réception et du soutien administratif, en veillant à assurer une couverture adéquate et une prestation de services uniforme.
• Déléguer les tâches, gérer les priorités et soutenir les activités liées à la gestion de bureau, à la réception, au courrier et au soutien aux employés.
• Coordonner la couverture de la réception et assurer un soutien de remplacement en cas d’absence du personnel, au besoin.
• Veiller à ce que les visiteurs et les employés bénéficient d’un accueil professionnel, chaleureux et attentif à leurs besoins.
• Superviser les activités quotidiennes du bureau, notamment la coordination des espaces de travail, la réservation des salles, l’enregistrement des visiteurs et le traitement des demandes des employés.
• Veiller à ce que les aires de réception, les salles de réunion, les cuisinettes et les espaces communs soient bien entretenus, organisés et adéquatement approvisionnés.
• Coordonner les services de traiteur, les rafraîchissements, les événements de bureau et le soutien aux interventions d’urgence, au besoin.
• Gérer les activités d’approvisionnement du bureau, notamment les demandes de prix, les approbations, les bons de commande ainsi que la coordination avec les fournisseurs de services et de fournitures de bureau.
• Collaborer avec les comptes fournisseurs et les parties prenantes afin de soutenir l’intégration des fournisseurs, le traitement des factures et les paiements dans les délais prescrits.
• Assurer le suivi des dépenses, préparer des rapports, soutenir la gestion budgétaire, maintenir des contrôles des coûts et coordonner la gestion du stationnement.
• Superviser le courrier, les services de messagerie, les expéditions, la réception, le suivi et la gestion des stocks de fournitures de bureau, d’équipement et de matériel opérationnel.
• Coordonner l’entretien, les réparations, les rénovations, les déménagements de bureaux, les activités des entrepreneurs et les services liés au milieu de travail avec la gestion de l’immeuble.
• Gérer les clés et les accès sécurisés aux bureaux, et coordonner les besoins en matière de service et d’entretien de l’équipement de bureau.
• Soutenir les activités d’intégration et de départ des employés, notamment la préparation des espaces de travail, la logistique liée à l’équipement, la récupération du matériel informatique et la gestion des accès.
• Collaborer avec les RH, les T.I et les parties prenantes internes afin d’assurer le maintien des politiques de bureau, des mesures de sécurité, des procédures d’urgence, des contrôles d’accès et des exigences de conformité à la norme ISO 27001, notamment les vérifications des accès et les pratiques relatives au bureau propre.
• Soutenir la logistique liée au conseil d’administration, la gestion des visiteurs et la coordination de la sécurité, tout en cernant les possibilités d’améliorer les activités de gestion de bureau, les niveaux de service, l’expérience employé et l’efficacité opérationnelle.

Horaire

• De 8 h 30 à 16 h 30.
• Travail occasionnel en dehors des heures normales de bureau afin de soutenir les entrepreneurs sur place.
• Quatre fois par année, lors des réunions trimestrielles du conseil d’administration de Gildan, la personne titulaire du poste pourrait devoir être disponible dès 7 h. Le calendrier pour l’ensemble de l’année sera communiqué bien à l’avance.
• La personne titulaire du poste pourrait devoir se pencher, s’accroupir et s’étirer pour effectuer du classement, soulever ou déplacer des fournitures pouvant peser jusqu’à 20 lb.

Les prérequis

• Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat en administration des affaires, en bureautique, en gestion ou dans un domaine connexe.
• De 3 à 5 ans d’expérience en administration de bureau, en services liés au milieu de travail, en coordination des installations ou dans un poste similaire.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et approche professionnelle axée sur le service.
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps.
• Souci du détail et excellentes aptitudes en résolution de problèmes.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer des priorités changeantes ainsi que des interruptions.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word et Excel.
• Bilingue: français et anglais.
• Une formation en premiers soins constitue un atout.
• Ce poste exige la maîtrise d’une langue autre que le français afin de fournir du soutien aux clients, aux employés ou aux marchés situés à l’extérieur de la province de Québec ou nécessitant des services dans une langue autre que le français, principalement l’anglais.

• Joignez-vous à une société à fort potentiel et à double cotation (NYSE et TSX)
• Faites partie d’un milieu de travail où la collaboration et le travail d’équipe sont célébrés
• Côtoyez une diversité de collègues sur le plan local et international
• Bénéficiez de possibilités de mentorat et de perfectionnement continu
• Obtenez des avantages sociaux intéressants

Dites-nous en plus sur vous ! Pour nous aider à en savoir davantage sur vous, veuillez indiquer dans votre demande comment vos compétences et expériences vous rendent unique et adapté pour le poste.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour les entrevues seront contactées.

Nous nous engageons à faire en sorte que chaque personne, peu importe son parcours ou son identité, se sente respectée, soutenue et puisse s’épanouir. Viens tel.le que tu es et découvre si Gildan est #TailléPourToi. Façonne l’avenir de ta carrière avec nous.